Remplacer Excel par un logiciel, sans tout casser.

Excel n’est pas le problème

Pour un calcul ponctuel, une simulation ou une analyse, Excel reste difficile à battre. Tout le monde sait s’en servir, et il ne coûte presque rien.

Le problème commence quand un fichier cesse d’être un fichier. Plusieurs personnes le remplissent tous les jours, il contient la seule version à jour de vos clients ou de vos chantiers, et personne n’ose plus toucher à ses formules. À ce moment-là, vous avez un logiciel : mais un logiciel sans droits d’accès, sans historique et sans garde-fou.

La bonne question n’est donc pas « faut-il quitter Excel ? ». C’est « lequel de nos fichiers a cessé d’être un simple fichier ? ».

Huit signes que votre fichier est devenu un logiciel

• Plusieurs versions circulent, et personne ne sait laquelle est la bonne.
• Une seule personne sait le modifier. Quand elle part en vacances, tout le monde attend.
• Vous recopiez les mêmes informations d’un fichier à l’autre.
• Quand un chiffre est faux, impossible de savoir qui l’a changé, ni quand.
• Tout le monde voit tout, y compris les marges ou les salaires.
• Le fichier met du temps à s’ouvrir, ou se ferme tout seul.
• Sortir les chiffres de la semaine prend une demi-journée.
• Le fichier part par e-mail, et revient modifié par trois personnes.

Un ou deux de ces signes se corrigent en rangeant le fichier. À partir de trois ou quatre, ranger ne suffit plus.

Ce qu’un tableur laisse passer, même chez les grands

Un tableur accepte tout. Un stock négatif, une date écrite à la main, un client saisi de trois façons : rien ne l’arrête. L’erreur ne se voit qu’au moment où elle coûte.

En octobre 2020, l’agence de santé publique anglaise a oublié 15 841 cas de Covid dans ses comptes. Les résultats étaient rangés dans un ancien format Excel, limité à 65 536 lignes par feuille : tout ce qui dépassait a disparu, sans message d’erreur. Le format actuel va jusqu’à 1 048 576 lignes, mais le risque reste le même : le fichier ne vous prévient pas.

Le chercheur Raymond Panko a compilé des audits de tableurs d’entreprise : 49 fichiers sur 54 contenaient des erreurs. Ces audits sont anciens et portent sur peu de fichiers, mais ils disent quelque chose de simple. Dès qu’un fichier grossit, personne ne peut plus tout relire.

Ce que vous coûte un fichier qui tient l’entreprise

Ce coût n’apparaît sur aucune facture. Il se compte en heures : deux personnes qui passent une heure par jour à recopier, vérifier ou chercher, c’est environ 440 heures par an sur 220 jours travaillés.

S’y ajoutent ce qui ne se voit pas : la relance oubliée, le devis parti avec un ancien tarif, et la dépendance à la seule personne qui comprend le fichier. Pour faire le calcul avec vos propres chiffres, voici ce que vous coûte de ne rien changer.

Quatre façons de sortir d’Excel

Le sur mesure n’est pas toujours la bonne réponse. Avant de lancer un projet, comparez les quatre chemins.

Si votre métier a déjà son logiciel et qu’il vous convient, prenez-le : c’est moins cher. Le sur mesure se justifie quand vos fichiers existent justement parce qu’aucun outil ne fait ce que vous faites. Pour aller plus loin : ce qu’est un logiciel métier sur mesure, ou un CRM sur mesure si votre fichier suit surtout des clients.

Ce qu’il vaut mieux garder d’Excel

Sortir d’Excel ne veut pas dire l’interdire. Vos équipes savent s’en servir, et c’est une force.

La bonne répartition est simple : la saisie et la vérité sont dans le logiciel, l’analyse peut rester dans Excel. Un bon logiciel métier exporte ses données en un clic. Votre contrôleur de gestion garde ses tableaux croisés, mais il part de chiffres justes et à jour.

Passer à un logiciel sans arrêter le travail

1. 01

   Faire l’inventaire

   Quels fichiers, qui les remplit, qui les lit, à quel rythme. On découvre souvent qu’un fichier en alimente trois autres.

2. 02

   Lire les formules

   Votre savoir-faire est dedans : des règles de prix, des exceptions, des colonnes colorées qui veulent dire quelque chose. On les écrit noir sur blanc, avec la personne qui les connaît.

3. 03

   Commencer par un seul usage

   Le fichier qui fait le plus mal, pas tous les fichiers à la fois. Vous voyez le résultat vite, et vos équipes aussi.

4. 04

   Reprendre les données

   On nettoie, on importe, on compte. Chaque ligne d’origine doit se retrouver à l’arrivée, ou être écartée pour une raison notée.

5. 05

   Faire tourner en double

   Pendant une courte période, le logiciel et le fichier vivent ensemble, et on compare leurs résultats. C’est ce qui donne confiance.

6. 06

   Fermer le fichier

   Une fois le logiciel validé, le fichier passe en lecture seule et il est archivé. Tant qu’il reste modifiable, quelqu’un continuera à s’en servir.

Reprendre vos données sans rien perdre

Vos fichiers contiennent des années de travail. C’est aussi là que se cachent les mauvaises surprises.

• Les doublons : « SARL Dupont », « Dupont SARL » et « DUPONT » sont le même client.
• Les dates et les montants écrits en texte : un tableur les affiche bien, un logiciel ne sait pas les compter.
• Les cellules fusionnées : pratiques à l’œil, pénibles à importer.
• La colonne « remarques » : elle contient souvent de vraies informations, qui méritent leur propre champ.

Le fichier d’origine reste intact pendant toute la reprise : on travaille sur une copie, et on peut recommencer autant de fois qu’il le faut.

Et vos données personnelles ?

Un fichier de clients ou de prospects contient des données personnelles, et le RGPD s’applique à lui comme à n’importe quel logiciel. Chaque copie envoyée par e-mail est une copie que vous ne pourrez plus effacer le jour où une personne vous le demande.

Un logiciel règle ce point à la source : un seul exemplaire des données, des droits selon le rôle de chacun, et des durées de conservation appliquées automatiquement. Le détail est sur notre page CRM sur mesure.

À quoi ressemble un Excel devenu logiciel

Combien ça coûte

Remplacer un seul fichier bien identifié et refondre dix fichiers qui s’alimentent ne sont pas le même projet. Le prix dépend du nombre de règles à reprendre, des données à nettoyer et des outils à relier.

Nous détaillons tout sur notre page consacrée au prix d’un logiciel sur mesure.

Questions fréquentes