Un espace client sur mesure, à l’image de votre métier.

Espace client, portail client, extranet : de quoi parle-t-on ?

Ces trois mots désignent à peu près la même chose : un site privé, ouvert à des personnes extérieures à votre entreprise, chacune avec son identifiant. On dit plutôt « espace client » pour des clients, « portail » ou « extranet » quand des partenaires ou des fournisseurs y accèdent aussi.

Ne le confondez pas avec un intranet, réservé à vos salariés. Et un simple dossier partagé n’en est pas un : il ne dit pas où en est une demande, ne relance personne et ne sait pas quel client doit voir quoi.

Quand un espace client devient utile

• Vos clients appellent pour savoir où en est leur dossier.
• Vous renvoyez des factures ou des documents déjà envoyés.
• Les pièces à fournir arrivent par e-mail, incomplètes, et il faut relancer.
• Vos équipes recopient à la main ce que les clients envoient.
• Des documents sensibles passent par des pièces jointes.
• Vos clients voudraient suivre l’avancement sans avoir à vous déranger.

Chaque question qui revient est une question à laquelle un écran pourrait répondre, à toute heure.

Ce qu’on peut y mettre

On part de ce que vos clients vous demandent le plus souvent. Voici ce qu’on retrouve le plus fréquemment.

À quoi ça ressemble selon votre métier

Quelques exemples types, pour se représenter le résultat.

Outil du marché ou sur mesure ?

Si vous cherchez seulement à partager des documents avec quelques clients, un outil du marché suffit, et il sera moins cher. Votre logiciel métier en propose peut-être déjà un.

Le sur mesure se justifie dans trois cas : l’espace doit s’afficher avec vos propres étapes, il doit lire et écrire dans vos outils existants, ou vos règles d’accès sont trop fines pour un produit standard.

Un espace relié à vos outils, pas un site de plus

Un espace client qu’il faut alimenter à la main finit à l’abandon. Le vrai gain vient du lien avec ce que vous utilisez déjà : quand un dossier avance dans votre logiciel, le client le voit, sans que personne n’ait à le prévenir.

Il peut aussi être une partie de votre logiciel métier ou de votre CRM sur mesure : vos équipes et vos clients travaillent alors sur les mêmes données, chacun avec son écran.

Qui voit quoi : le point à ne pas rater

Dans un espace client, la pire erreur est simple : un client qui voit les données d’un autre. Les droits d’accès sont donc le cœur du projet, pas un détail de fin de parcours.

On les décrit avant d’écrire la moindre ligne : une société peut avoir plusieurs utilisateurs, un utilisateur peut suivre plusieurs sociétés, un comptable ne voit que les factures, un chef de chantier que ses chantiers. Puis on les teste automatiquement à chaque modification du logiciel.

Sécurité et données personnelles

Ouvrir un accès à l’extérieur demande plus de précautions qu’un outil interne. Voici ce qu’on met en place.

• Des mots de passe solides : la CNIL donne comme repère 12 caractères mêlant majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux, et recommande la double authentification dès que c’est possible.
• Une connexion chiffrée, et des documents jamais accessibles par un simple lien public.
• Un historique des accès : qui s’est connecté, qui a ouvert quel document.
• Un hébergement choisi avec vous, en France ou en Europe : voir notre offre Hébergement.
• Le RGPD pris en compte : données limitées au nécessaire, durées de conservation, droit d’accès et d’effacement.

Faire que vos clients s’en servent

Un espace client vide ne sert à rien. Quelques choix simples font la différence :

• Une première connexion sans effort : une invitation par e-mail, et le mot de passe se choisit en un clic.
• Un lien direct dans chaque message : l’e-mail « votre facture est disponible » mène à la facture.
• Un écran pensé pour le téléphone : beaucoup de clients l’ouvriront depuis leur mobile.
• Un démarrage avec quelques clients : vous corrigez ce qui coince avant d’ouvrir à tout le monde.
• Une transition en douceur : le téléphone et l’e-mail restent ouverts au début.

Comment on le construit

On commence par ce qui réduit le plus les sollicitations : souvent le suivi du dossier et les documents. Le reste s’ajoute ensuite, selon ce que vos clients utilisent vraiment.

Comment se fixe le prix

Le prix dépend de trois choses : le nombre de profils d’utilisateurs, le nombre d’outils à relier, et ce que le client peut faire seul dans son espace. Consulter des documents demande moins de travail que signer, payer et échanger.

Nos fourchettes sont sur notre page consacrée au prix d’un logiciel sur mesure.

Votre espace client vous appartient

Le code, les données et les accès vous sont remis, avec la documentation qui permet à n’importe quel développeur de reprendre le travail. Vous pouvez changer de prestataire sans perdre l’outil que vos clients ont adopté.

Questions fréquentes